A Valach System (VS) élelmiszeripari cégek készlet-, gyártás-, értékesítés- és bolt-szinkron rendszere, előfizető cégek (a továbbiakban: Megrendelő) részére nyújtott szolgáltatásként. Ez a tájékoztató azt írja le, milyen személyes adatokat kezelünk a szolgáltatás nyújtása során, miért, meddig, és milyen jogaid vannak. A szolgáltatás üzemeltetőjének azonosító adatai a lap alján, a „Szolgáltató adatai" részben állnak.
A rendszerben tárolt ÜZLETI adatok (partnerek, termékek, készletek, bizonylatok, receptek) felett a Megrendelő cég rendelkezik: e körben a Megrendelő az adatkezelő, mi adatfeldolgozóként járunk el — az adatot kizárólag a szolgáltatás nyújtásához használjuk, és a Megrendelő utasításai szerint kezeljük.
A felhasználói fiókok adatai, a támogatási (support) bejelentések, a rendszer-őrjárat riasztásai és a szolgáltatás működtetéséhez szükséges naplók tekintetében mi vagyunk az adatkezelő.
Ez a szint-elv a jövőben is így épül: ha a Megrendelő a rendszeren keresztül fogyasztóknak értékesít (webáruház), a vásárlói felé Ő az adatkezelő, és a bolti felületén a SAJÁT tájékoztatója áll — ahogy a webbolt-platformoknál szokás; a rendszer ott feldolgozóként működik. A rendszer-szintű felelősséget (ez a lap) a rendszer tulajdonosa viseli: Valach Zsolt (6200 Kiskőrös, Szabadkai utca 45. · adószám: 90261369-1-23).
· Fiók- és kapcsolattartási adatok: név, e-mail cím, szerepkör, a céghez tartozás.
· A Megrendelő által rögzített üzleti adatok, amelyek személyes adatot is tartalmazhatnak (például egyéni vállalkozó partner neve, címe, adószáma).
· Támogatási bejelentések: a bejelentés szövege, a képernyő neve, a böngésző hibanaplójának részlete, valamint egy határolt, gépi rendszer-pillanatkép (verzió- és állapotjelzők) — ez utóbbi nem tartalmaz üzleti sorokat, és a kulcs-/jelszó-mintákat a rendszer kitakarja.
· Működési naplók: ki, mikor, milyen műveletet végzett (a rendszer épségének őrzéséhez és a hibák felderítéséhez).
· A szolgáltatás nyújtása és a fiókok kezelése — jogalap: szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)).
· A rendszer épségének őrzése, hibafelderítés, támogatás — jogalap: jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)): a szolgáltatás megbízható működése a Megrendelők közös érdeke.
· Számviteli és élelmiszer-nyomonkövetési kötelezettségek teljesítése — jogalap: jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c)).
Ha egy Megrendelő magánszemély vevőt vagy eladót rögzít a rendszerben és megadja az e-mail címét, a rendszer a magánszemélynek automatikusan előkészít egy személyes teret (magántér), amelyben a saját ügyleteit láthatja. Ez a tér SZUNNYADÓ állapotban születik: belépés nem tartozik hozzá, és önmagában semmilyen további adatkezelést nem indít. A magánszemély EGY alkalommal kap egy szolgáltatási (nem reklám) üzenetet arról, hogy a tere elkészült, benne egy jelszó-beállító hivatkozással — a tér CSAK az ő saját cselekvésével (a jelszó beállításával) válik élővé. Ha az üzenetre nem reagál, a tér szunnyadó marad, további levelet nem küldünk, és a magánszemély kérésére a szunnyadó teret töröljük. A jogalap: az ügylet adatait a Megrendelő szerződés teljesítése alapján kezeli (GDPR 6. cikk (1) b)), a tér előkészítése és az egyszeri értesítés pedig a saját ügyleteihez való hozzáférés biztosítására irányuló jogos érdeken alapul (GDPR 6. cikk (1) f)) — az élő fiók létrejötte minden esetben az érintett saját döntése. Marketing-üzenetet a magántérhez nem kapcsolunk; ahhoz külön, kifejezett hozzájárulás kellene.
A rendszer óránként (és kézi indításra) automatikus ellenőrzést futtat minden Megrendelő SAJÁT adatán: az adatok épségét méri (például mínuszos készlet, készlet és főkönyv eltérése). Az őrjárat kizárólag olvas, adatot nem módosít, és cégenként elhatárolt: egyik cég adatát sem éri el a másik nevében — ezt gépi ellenőrzések őrzik. Hibánál a rendszer a cég beállított értesítési címére riasztó levelet küld, és támogatási esetet nyit.
Támogatási eset kétféleképpen születik: a felhasználó bejelentéséből, vagy az automatikus őrjárat leletéből. Az eset első feldolgozása (besorolás, válasz-javaslat, jóváhagyás) során a feldolgozók kizárólag az eset SZÖVEGÉT látják — az adatbázis tartalmát nem. A tárolt adatokba való mélyebb betekintés (tételes vizsgálat) csak ezt követően, a hiba kivizsgálásához szükséges mértékben történik; gépi esetnél csak azután, hogy a céget az első értesítő levélben tájékoztattuk.
A rendszer üzemeltetője minden előfizető cégben rendelkezik egy külön, nevesített szolgáltatói hozzáféréssel („operátor"). Ez a hozzáférés a rendszer működtetéséhez, hibaelhárításhoz és támogatáshoz szükséges, és amíg AKTÍV, ugyanazt a betekintést és műveleti jogot adja, mint a cég saját adminisztrátoráé. A hozzáférést nem a cég adja: a rendszer hozza létre minden cégben — de a cég BÁRMIKOR kikapcsolhatja a Rendszerbeállítások → Felhasználók képernyőn, és onnantól az üzemeltető semmit nem lát az adott cég adataiból. A kikapcsolt hozzáférést a rendszer soha nem kapcsolja vissza magától; visszakapcsolni is csak a cég tudja. Minden művelet a ténylegesen belépett személyhez kötve naplózódik, tehát utólag megállapítható, ki és mikor járt el.
A támogatási esetek besorolásához és a válasz-javaslatok elkészítéséhez mesterséges intelligencia szolgáltatót veszünk igénybe: az OpenAI (ChatGPT API) és/vagy az Anthropic (Claude API) szolgáltatását. Az AI kizárólag az eset szövegét kapja meg (kulcs-, jelszó- és kapcsolat-minták kitakarásával), tételes vizsgálat után pedig az érintett tételek listáját. Mindkét szolgáltatót üzleti (API) csatornán használjuk, amelyen a beküldött tartalom a szolgáltatók feltételei szerint nem szolgál modell-tanításra. Minden kimenő választ ember hagy jóvá — az AI csak javasol.
Az adatokhoz a szolgáltatás üzemeltetésében részt vevő alábbi feldolgozók férnek hozzá, kizárólag a feladatuk mértékéig:
· Railway — felhő-tárhely és PostgreSQL adatbázis;
· e-mail-kézbesítő szolgáltatás — az értesítő és támogatási levelek kiküldéséhez;
· OpenAI, illetve Anthropic — a 7. pont szerinti támogatási AI-közreműködéshez.
Adatot értékesítési vagy hirdetési célra senkinek nem adunk át.
A tárhely- és AI-szolgáltatók az Európai Unión kívül (jellemzően az Egyesült Államokban) is feldolgozhatnak adatot. Ilyen esetben a továbbítás a GDPR V. fejezete szerinti garanciákkal történik (az EU–USA adatvédelmi keret szerinti tanúsítás, illetve az Európai Bizottság általános szerződési feltételei alapján).
· Üzleti (bizonylati) adatok: a számviteli előírások szerint legalább 8 évig (2000. évi C. törvény), az élelmiszer-nyomonkövetési adatok a vonatkozó uniós előírások szerint.
· Fiókadatok: a szerződés fennállása alatt, majd a megszűnést követő elszámolási és igényérvényesítési ideig.
· Támogatási esetek és működési naplók: a szolgáltatás biztonságos üzemeltetéséhez szükséges ideig.
· Szinkron-előnézet („Mit fog változni?”): a bolt és a rendszer közti szinkron ELŐTT készült összehasonlító munkapéldány — vevő-adatok letöltésekor személyes adatot (pl. név, e-mail-cím) is tartalmazhat — legfeljebb 2 napig él, utána automatikusan törlődik; az adatbázis-mentésekben a mentések megőrzési ideje szerint marad meg.
Az adatokat titkosított kapcsolaton keresztül továbbítjuk, a hozzáférés jogosultsághoz kötött, a cégek adatai egymástól elhatárolva élnek, és az elhatárolást gépi ellenőrzések mérik folyamatosan. A kulcs- és jelszó-jellegű tartalmakat a rendszer a kimenő szövegekből automatikusan kitakarja. Az adatbázisról rendszeres mentés készül.
A GDPR alapján kérheted: a hozzáférést (mit kezelünk rólad), a helyesbítést, a törlést, a kezelés korlátozását, az adathordozhatóságot, és tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló kezelés ellen. A kérelmekre indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk. A Megrendelő által kezelt üzleti adatokra vonatkozó kérelmekkel elsődlegesen a Megrendelőhöz (mint adatkezelőhöz) kell fordulni — ebben feldolgozóként közreműködünk.
Panaszt tehetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH — 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; www.naih.hu), és a lakóhelyed vagy tartózkodási helyed szerinti törvényszék előtt bírósághoz is fordulhatsz.
A rendszer nem hoz a GDPR 22. cikke szerinti, joghatással járó, kizárólag automatizált döntést. Az automatikus őrjárat mér és jelez; a mesterséges intelligencia javaslatot készít; a döntést és a kimenő válaszokat minden esetben ember hagyja jóvá.
Ez a tájékoztató élő szöveg: a rendszer minden érdemi változásánál — és legalább minden fejlesztési terület lezárásakor — átnézzük, hogy a valóságot mondja-e, mindhárom nyelven. A verziót és az átnézések naplóját a lap fejléce mutatja. Érdemi változásról a Megrendelőket értesítjük.
| Szolgáltatás | Valach System (VS) |
|---|---|
| Cégnév | Valach Zsolt |
| Székhely | 6200 Kiskőrös, Szabadkai utca 45. |
| Adószám | 90261369-1-23 |
| Kapcsolat | info@vfamily.hu |
| Tárhely | Railway (felhő-infrastruktúra, PostgreSQL adatbázis) |