Valach System (VS) ist ein Bestands-, Produktions-, Vertriebs- und Shop-Sync-System für Lebensmittelunternehmen, das abonnierenden Firmen (dem Kunden) als Dienst bereitgestellt wird. Dieser Hinweis beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir bei der Erbringung des Dienstes verarbeiten, warum, wie lange, und welche Rechte du hast. Die Angaben zum Betreiber des Dienstes stehen unten auf dieser Seite unter „Angaben zum Anbieter“.
Über die im System gespeicherten GESCHÄFTSDATEN (Partner, Produkte, Bestände, Belege, Rezepte) verfügt der Kunde: insoweit ist der Kunde Verantwortlicher und wir handeln als Auftragsverarbeiter — wir nutzen die Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und verarbeiten sie nach den Weisungen des Kunden.
Für Benutzerkonten, Support-Meldungen, Warnungen der System-Patrouille und die zum Betrieb nötigen Protokolle sind wir der Verantwortliche.
Dieses Ebenen-Prinzip gilt auch künftig: verkauft der Kunde über das System an Verbraucher (Webshop), ist der Kunde gegenüber diesen Käufern der Verantwortliche, mit seinem EIGENEN Hinweis auf der Shop-Oberfläche — wie bei Shop-Plattformen üblich; das System handelt dort als Auftragsverarbeiter. Die Verantwortung auf Systemebene (diese Seite) trägt der Systemeigentümer: Valach Zsolt (6200 Kiskőrös, Szabadkai utca 45. · Steuernummer: 90261369-1-23).
· Konto- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Firmenzugehörigkeit.
· Vom Kunden erfasste Geschäftsdaten, die personenbezogene Daten enthalten können (etwa Name, Anschrift und Steuernummer eines Einzelunternehmer-Partners).
· Support-Meldungen: der Text der Meldung, der Name des Bildschirms, ein Auszug des Browser-Fehlerprotokolls sowie ein begrenzter, maschineller Systemzustands-Schnappschuss (Versions- und Statusanzeigen) — er enthält keine Geschäftszeilen, Schlüssel-/Passwortmuster werden automatisch geschwärzt.
· Betriebsprotokolle: wer wann was getan hat (zum Schutz der Systemintegrität und zur Fehleruntersuchung).
· Erbringung des Dienstes und Kontoverwaltung — Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
· Schutz der Systemintegrität, Fehleruntersuchung und Support — Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): der zuverlässige Betrieb ist das gemeinsame Interesse aller Kunden.
· Erfüllung von Buchhaltungs- und Lebensmittel-Rückverfolgbarkeitspflichten — Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Erfasst ein Kunde eine Privatperson als Käufer oder Verkäufer und gibt deren E-Mail-Adresse an, bereitet das System für diese Person automatisch einen persönlichen Bereich vor, in dem sie ihre eigenen Vorgänge sehen kann. Dieser Bereich entsteht im RUHENDEN Zustand: Er hat keinen Login und löst für sich genommen keine weitere Verarbeitung aus. Die Person erhält EINE Service-Nachricht (keine Werbung) darüber, dass ihr Bereich bereitsteht, mit einem Link zum Setzen des Passworts — der Bereich wird NUR durch ihre eigene Handlung (das Setzen des Passworts) aktiv. Reagiert sie nicht, bleibt der Bereich ruhend, es wird keine weitere E-Mail gesendet, und ein ruhender Bereich wird auf Wunsch der Person gelöscht. Rechtsgrundlagen: Die Vorgangsdaten verarbeitet der Kunde zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Vorbereitung des Bereichs und die einmalige Benachrichtigung stützen sich auf das berechtigte Interesse, Zugang zu den eigenen Vorgangsdaten zu geben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — ein aktives Konto entsteht stets nur durch die eigene Entscheidung der Person. Werbung ist mit dem privaten Bereich nicht verbunden; dafür wäre eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung nötig.
Das System führt stündlich (und auf Anforderung) eine automatische Prüfung auf den EIGENEN Daten jedes Kunden aus: es misst die Datenintegrität (zum Beispiel negativer Bestand oder eine Abweichung zwischen Bestandsansicht und Bewegungsjournal). Die Patrouille liest nur, verändert keine Daten und ist streng je Firma getrennt: die Daten einer Firma werden nie im Namen einer anderen gelesen — das sichern maschinelle Prüfungen. Bei einem Fehler sendet das System eine Warn-E-Mail an die hinterlegte Adresse der Firma und eröffnet einen Support-Fall.
Ein Support-Fall entsteht auf zwei Wegen: aus einer Meldung des Benutzers oder aus einem Befund der automatischen Patrouille. In der ersten Bearbeitungsstufe (Einordnung, Antwortentwurf, Freigabe) sehen die Bearbeiter nur den TEXT des Falls — nicht den Datenbankinhalt. Ein tieferer Zugriff auf gespeicherte Daten (eine positionsweise Untersuchung) erfolgt erst danach und nur im für die Klärung nötigen Umfang; bei maschinell gefundenen Fällen erst, nachdem die Firma im ersten Benachrichtigungsschreiben informiert wurde.
Der Systembetreiber verfügt in jedem abonnierenden Unternehmen über einen gesonderten, benannten Betreiber-Zugang („Operator"). Dieser Zugang ist für den Betrieb des Systems, die Fehlerbehebung und den Support erforderlich; solange er AKTIV ist, gewährt er dieselbe Einsicht und dieselben Rechte wie der Administrator des Unternehmens. Das Unternehmen erteilt ihn nicht: das System legt ihn in jedem Unternehmen an — das Unternehmen kann ihn jedoch JEDERZEIT im Bildschirm Systemeinstellungen → Benutzer ausschalten; danach sieht der Betreiber nichts mehr von den Daten dieses Unternehmens. Einen ausgeschalteten Zugang schaltet das System niemals von selbst wieder ein; nur das Unternehmen kann ihn erneut aktivieren. Jede Aktion wird auf die tatsächlich angemeldete Person protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann gehandelt hat.
Für die Einordnung der Support-Fälle und die Antwortentwürfe nutzen wir einen KI-Anbieter: OpenAI (ChatGPT API) und/oder Anthropic (Claude API). Die KI erhält nur den Text des Falls (Schlüssel-, Passwort- und Verbindungsmuster geschwärzt), nach einer positionsweisen Untersuchung zusätzlich die Liste der betroffenen Positionen. Beide Anbieter nutzen wir über ihre Geschäfts-(API-)Kanäle, auf denen eingereichte Inhalte nach den Bedingungen der Anbieter nicht zum Modelltraining verwendet werden. Jede ausgehende Antwort wird von einem Menschen freigegeben — die KI schlägt nur vor.
Am Betrieb des Dienstes wirken folgende Auftragsverarbeiter mit und greifen nur im Umfang ihrer Aufgabe auf Daten zu:
· Railway — Cloud-Hosting und die PostgreSQL-Datenbank;
· ein E-Mail-Zustelldienst — für Warn- und Support-Briefe;
· OpenAI bzw. Anthropic — für die in Abschnitt 7 beschriebene KI-Unterstützung.
Daten geben wir niemals zu Verkaufs- oder Werbezwecken weiter.
Die Hosting- und KI-Anbieter können Daten auch außerhalb der Europäischen Union (typischerweise in den USA) verarbeiten. In diesen Fällen stützt sich die Übermittlung auf die Garantien des Kapitels V der DSGVO (Zertifizierung nach dem EU–US Data Privacy Framework bzw. die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission).
· Geschäfts-(Beleg-)Daten: mindestens 8 Jahre nach ungarischem Buchhaltungsrecht; Daten zur Lebensmittel-Rückverfolgbarkeit gemäß den einschlägigen EU-Vorschriften.
· Kontodaten: für die Dauer des Vertrags, danach für die Abrechnungs- und Anspruchsfrist.
· Support-Fälle und Betriebsprotokolle: solange es für den sicheren Betrieb des Dienstes nötig ist.
· Synchronisations-Vorschau („Was wird sich ändern?“): die VOR einer Synchronisation zwischen Shop und System erstellte Vergleichs-Arbeitskopie — beim Herunterladen von Kundendaten kann sie personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) — wird höchstens 2 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht; in Datenbanksicherungen verbleibt sie für die Aufbewahrungsdauer der Sicherungen.
Daten werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen, der Zugriff ist berechtigungsgebunden, die Daten der Firmen sind voneinander getrennt, und diese Trennung wird laufend maschinell gemessen. Schlüssel- und passwortähnliche Inhalte werden aus ausgehenden Texten automatisch geschwärzt. Von der Datenbank werden regelmäßig Sicherungen erstellt.
Nach der DSGVO kannst du verlangen: Auskunft (was wir über dich verarbeiten), Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, und du kannst der Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses widersprechen. Anfragen beantworten wir ohne unnötige Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats. Anfragen zu Geschäftsdaten, über die der Kunde verfügt, sind primär an den Kunden (als Verantwortlichen) zu richten — wir wirken als Auftragsverarbeiter mit.
Du kannst Beschwerde bei der ungarischen Aufsichtsbehörde einlegen (NAIH — 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11; www.naih.hu) und dich auch an das für deinen Wohnsitz zuständige Gericht wenden.
Das System trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die automatische Patrouille misst und meldet; die künstliche Intelligenz erstellt Vorschläge; Entscheidungen und ausgehende Antworten gibt stets ein Mensch frei.
Dieser Hinweis ist ein lebender Text: bei jeder wesentlichen Änderung des Systems — und mindestens beim Abschluss jedes Entwicklungsbereichs — prüfen wir ihn in allen drei Sprachen darauf, ob er noch die Wirklichkeit beschreibt. Version und Prüfprotokoll stehen im Seitenkopf. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Kunden.
| Dienst | Valach System (VS) |
|---|---|
| Firmenname | Valach Zsolt |
| Sitz | 6200 Kiskőrös, Szabadkai utca 45. |
| Steuernummer | 90261369-1-23 |
| Kontakt | info@vfamily.hu |
| Hosting | Railway (felhő-infrastruktúra, PostgreSQL adatbázis) |